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Logiciel Horeca

Boîte Noire

Boîte Noire

Qu'est-ce qu'une boîte noire?

La boîte noire ou FDM (Fiscal Data Module), obligatoire depuis le 1er janvier 2016, est un module de contrôle qui, associé à un système de caisse enregistreuse, permet d'enregistrer toutes les ventes, transactions et manipulations effectuées sur la caisse de manière indélébile.

Les établissements Horeca ne fonctionnent pas toujours de manière très "officielle" selon les règles actuelles en matière fiscale, la boîte noire permet au fisc de procéder à des contrôle rapides, ciblés et transparents.

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Face avant de la boîte noire:

Journal: Ce port peut être utilisé comme journal de caisse légal si la caisse a une mémoire insuffisante, par exemple.

Fisc: Ce port va permettre au fisc de prélever les informations nécessaires aux contrôles.

Cloud: Situation en matière de sauvegarde sécurisée dans le Cloud.

Statut: Statut indiquant le fonctionnement correct de la boîte noire.

Carte VSC: Carte d'identification personnalisée fournie par les autorités fiscales avec un code PIN

Face arrière de la boîte noire:

Connexion caisse: Seul port série légal. Des transformateurs permettent l'établissement d'une connexion ethernet.

Alimentation: Alimentation boîte noire

Caractéristiques:

  • Design élégant et compact
  • Version réseau disponible
  • Sûreté de fonctionnement ultra-élevée
  • Compatible avec les caisses classiques
  • Fonctionne avec Apple, Android, Linux et Windows
  • La plus rapide sur le marché (jusqu’à 100x temps de réaction plus rapide)
  • Cloud : sauvegarde permanente (dans le cloud)
  • TaxSpy® : contrôle de ce que le fisc sait de vous

Pour qui la boîte noire est-elle obligatoire?

Le gouvernement fédéral a finalement décidé que la boîte noire n'est obligatoire que dans les établissements horeca dont le chiffre d’affaire sur la vente des repas à consommer sur place (excluant les boissons accompagnantes) dépasse le 25.000€ / HTVA par an.
L’activité principale de l’entreprise n’intervient en rien : l’obligation est donc valable pour tous, et donc y compris, par exemple, pour un traiteur, un boulanger, une friterie et toutes formes de repas légers (soupes, pâtisseries, glaces, pâtes, croissants, sandwichs, yaourts, omelettes, etc.
La règle s’applique à eux également. De fait, la notion de repas « légers » cesse d’exister pour le fisc.
Seule la vente ambulante temporaire (attractions foraines, marchés, compétitions sportives…) reste non concernée.
Attention : Les restaurants d’entreprises exploités par un tiers suivent les règles normales. Exonération pour propre exploitation sous conditions strictes.
 
Cependant, si vous utilisez une boîte noire, une réduction sur les cotisations de sécurité sociale de 500€ par employé peut être accordée pour un maximum de cinq employés permanents à temps plein. Si les employés ont moins de 26 ans, la réduction est même de 800€ par trimestre.
 
Comment savoir si votre système de caisse est compatible avec la boîte noire?
 
Chaque fournisseur de caisses reçoit un certificat du fisc établissant que les systèmes qu’il commercialise sont conformes à la législation.
Ce certificat est affiché conjointement avec le numéro de série unique sur chaque système de caisse ainsi que sur chaque ticket.
Veillez donc à cet aspect lorsque vous achetez une caisse car vous ne recevrez une carte d'activation que si vous avez une caisse avec un certificat conforme.
 
Quelle est la procédure à suivre après avoir commandé votre système de caisse compatible boîte noire?
 
Commencez par inscrire votre établissement comme utilisateur SCE (Système de Caisse Enregistreuse) sur le site du SPF Finances Belge si ce n'est pas déjà fait (Attention: vous devrez vous munir d'un lecteur de carte d'identité)
 
N'oubliez pas de prévenir votre fournisseur de caisse de votre inscription. En effet, celui-ci ne pourra enregistrer les numéros de séries de votre future boîte noire et du logiciel de caisse qu'après l'inscription de votre établissement sur le site du SPF Finances Belge.
 
Une fois l'enregistrement de ces 2 numéros de séries effectué par votre fournisseur de caisse, vous n'aurez plus qu'à retourner sur le site du SPF Finances Belge pour valider ces numéros qui vous ont été attribués et commander votre carte VSC (Carte d'identification boîte noire) auprès du fisc.
Le délai de livraison de la carte VSC est de plus ou moins une semaine, notez que vous recevrez le code PIN de celle-ci dans un second courrier.
 
Dès réception de votre carte VSC et du code PIN correspondant, vous pourrez contacter votre fournisseur de caisse pour procéder à l'activation de votre boîte noire.
 
Que faire des souches TVA?
 
Les établissements Horeca dont le chiffre d'affaire annuel atteint ou dépasse le seuil des 25 000€ / HTVA de nourriture sur place doivent être équipés de la boîte noire. Les tickets de caisse émis par leur système de caisse font office de souche TVA comme c'est indiqué sur les tickets lors de l'impression de ceux-ci.
 
Cependant, en cas de panne de votre système de caisse, la loi indique que vous devrez utiliser des souches TVA pour remplacer les tickets de caisse TVA (Attention : une obligation de signalement prévaudra en cas de panne et ensuite de réparation). Ne jetez donc pas vos carnets de souches TVA, ils pourraient encore être utiles!

Pour les autres établissements Horeca, ceux qui ne dépassent pas le seuil de 25 000€, ils devront travailler au minimum avec les souches TVA mais pourront également passer, sur une base volontaire, à la boîte noire (afin de profiter des avantages du système).

Bon à savoir
 
Si vous préférez ne pas vous conformer à la règle ou essayer d'y échapper, sachez que les établissements Horeca doivent s'enregistrer en vue de l’obtention d’une carte d’activation auprès du fisc, ce qui permet au gouvernement de tenir à jour un listing des systèmes livrés et donc de savoir très précisément qui travaille avec le système ou non.
 
Beaucoup de contrôles ont déjà été effectués depuis le 1er janvier 2016.
 
Les sanctions sont les suivantes:
Vous êtes redevable d’une amende de maximum 1.500 euros pour la première infraction, de maximum 3.000 euros pour la seconde infraction et de 5.000 euros pour les suivantes.
Vous disposez de trois mois pour activer la boîte dans votre établissement.
Le non-respect de la date d’activation programmée est assimilé à une infraction similaire suivante.
Si vous ne délivrez pas un ticket ou une souche TVA (via la boîte noire) pour les opérations imposables, vous serez redevable d’une amende de max. 50 euros, 125 euros ou 250 euros par souche TVA non délivrée en cas de 1ère, 2e infraction ou d’infraction suivante (avec un maximum, respectivement, de 500, 1.250 ou 5.000 euros par constatation).
 

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